Si es nuevo en el manejo de sus propias tareas de administración de propiedades, durante los primeros meses será una experiencia de aprendizaje para usted. Hay muchas cosas a las que tendrá que adaptarse, pero uno de los factores clave para tener éxito en la administración de propiedades es la organización. Es muy importante que lo haga desde el principio de sus responsabilidades. Si tiene en cuenta que la inversión inmobiliaria y la administración de propiedades son un negocio, le resultará mucho más fácil crear el entorno adecuado. Después de todo, usted no manejaría un negocio desorganizado y esperaría que fuera próspero, así que desarrolle esta misma mentalidad para sus deberes de administración de propiedades.
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Uno de los mayores obstáculos que hay que poner en práctica es el papeleo. No se deje engañar pensando que no habrá un montículo porque lo habrá. A continuación, se muestran algunos tipos de categorías de papel a las que se enfrentará, y algunas sugerencias sobre cómo mantenerlas organizadas.
Es de esperar que tenga una computadora que pueda ayudarlo con los aspectos financieros de la administración de su propiedad, pero aún así eso no eliminará las copias impresas de papel que estará manejando:
Entrevistas a inquilinos, selección y arrendamientos:
No importa si se trata de un inquilino o de cincuenta, debe poder relacionarse con los tratos de cada inquilino individualmente. Por lo tanto, debe tener un archivo de inquilino. De esta manera, siempre que necesite información sobre un inquilino, solo tiene que ir a una fuente, que es ese archivo. En este archivo es importante que guardes toda la información pertinente. El formulario de solicitud, las notas de selección previas al alquiler, los recibos y los arrendamientos. También es una buena idea mantener una hoja de comentarios en la que pueda tomar algunas notas si ha tenido que emitir advertencias o abordar otras inquietudes de los inquilinos. Estos tipos de registros son valiosos si alguna vez tiene que emprender algún tipo de acción judicial.
Facturas:
Si posee una propiedad, puede estar seguro de que tendrá muchos gastos diversos. Para poder realizar un seguimiento real de su información financiera, debe mantener sus facturas categorizadas. Por ejemplo, hablemos de reparaciones. Podría haber reparaciones de plomería y calefacción o eléctricas.
Mantenga archivos separados para estas facturas. Por supuesto, podría guardarlos todos en un solo archivo, pero si realmente desea obtener lo mejor de su inversión inmobiliaria, debe saber qué le está costando dinero.
Por ejemplo, digamos que tiene un archivo separado para reparaciones de plomería. Empieza a notar que este archivo se está llenando bastante. Entonces le dice que puede tener un problema real de plomería, y tal vez pueda hacer algunas reparaciones más importantes que reducirán sus gastos al final.
Ingresos:
Naturalmente, este será un archivo muy importante. Este es el archivo que mostrará que ha recibido sus pagos mensuales de alquiler. Debe haber un registro de los pagos en los archivos de los inquilinos, pero también necesita un archivo de recibo de alquiler maestro donde pueda rastrear quién y quién no ha pagado.
Como mencionamos, su computadora lo ayudará de muchas maneras en el mantenimiento de sus registros. Siempre es una buena idea tener una copia impresa de la información que está en su computadora sobre la administración de su propiedad. De esta manera, en caso de falla de la computadora, no se quedará atrapado en la operación diaria de lo que está sucediendo con su propiedad.
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